Privacyverklaring AKBEL IT BV #
Een Engelstalige versie van deze privacyverklaring vind je onderaan deze pagina. An English version of this privacy statement is available at the bottom of this page.
Versie 1.0 van 6 oktober 2026
Download PDF1. Wie zijn wij? #
AKBEL IT BV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.
- Maatschappelijke zetel: Smalle Heerweg 40, 9080 Lochristi, België
- Ondernemingsnummer: 1009.190.275
- E-mail voor privacyvragen: [email protected]
- Telefoon: +32 9 313 30 18
AKBEL IT BV is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Voor alle vragen over privacy kun je terecht op het hierboven vermelde e-mailadres.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing? #
Deze verklaring geldt voor de persoonsgegevens van:
- (contactpersonen bij) klanten en prospecten;
- (contactpersonen bij) leveranciers, onderaannemers en partners;
- bezoekers van onze website akbelit.com;
- personen die ons contacteren via e-mail, telefoon of het contactformulier.
Deze verklaring geldt niet voor persoonsgegevens die wij in opdracht van onze klanten verwerken, bijvoorbeeld wanneer wij toegang hebben tot hun IT-systemen. In dat geval is de klant de verwerkingsverantwoordelijke, treden wij op als verwerker en gelden de afspraken in de verwerkersovereenkomst met die klant.
3. Welke gegevens verwerken wij en hoe verkrijgen wij ze? #
- Identificatie- en contactgegevens: naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres.
- Facturatie- en betaalgegevens: btw-nummer, facturatieadres, bankrekeningnummer, betalingshistoriek.
- Gegevens over de samenwerking: offertes, overeenkomsten, correspondentie, projectdocumentatie.
- Gegevens die je zelf meedeelt: de inhoud van je berichten of vragen.
- Technische gegevens bij websitebezoek: IP-adres, browsertype en tijdstip van bezoek, zoals automatisch geregistreerd in de serverlogs van onze hostingprovider.
Wij verwerken geen gevoelige gegevens (zoals gezondheidsgegevens) en geen gegevens van kinderen.
Wij verkrijgen deze gegevens:
- rechtstreeks van jou, wanneer je ons contacteert via e-mail, telefoon of het contactformulier, of wanneer wij samenwerken;
- via de organisatie waarvoor je werkt, bijvoorbeeld wanneer een klant ons jouw gegevens bezorgt als contactpersoon voor een opdracht;
- uit openbare bronnen, zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, de website van je organisatie of professionele netwerken zoals LinkedIn;
- automatisch, via de serverlogs bij een bezoek aan onze website.
4. Waarom en op welke rechtsgrond? #
| Doel | Rechtsgrond (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Offertes opmaken en overeenkomsten sluiten en uitvoeren | Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen |
| Facturatie, boekhouding en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Klantenbeheer en communicatie over lopende opdrachten | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Beantwoorden van vragen via e-mail of contactformulier | Gerechtvaardigd belang (je vraag kunnen beantwoorden) |
| Invorderen van onbetaalde facturen en verdedigen van onze rechten | Gerechtvaardigd belang |
| Beheer van leveranciers en onderaannemers | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beveiliging en goede werking van de website | Gerechtvaardigd belang |
5. Hoe lang bewaren wij je gegevens? #
- Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar na het jaar van uitreiking, zoals de Belgische fiscale en boekhoudwetgeving oplegt.
- Overeenkomsten, offertes en projectdocumentatie: tot 10 jaar na het einde van de samenwerking, voor bewijsdoeleinden bij eventuele geschillen.
- Gegevens van prospecten zonder samenwerking: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
- Berichten via e-mail of contactformulier: zolang nodig om je vraag af te handelen, en maximaal 1 jaar daarna, tenzij er een samenwerking uit voortvloeit.
Na afloop van deze termijnen worden je gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
6. Met wie delen wij je gegevens? #
Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze alleen met derden voor zover dat nodig is voor de hierboven vermelde doelen:
- onze boekhouder of accountant;
- leveranciers van IT-diensten, zoals hosting, e-mail en cloudopslag;
- onze facturatie- en boekhoudsoftware;
- banken en betaaldienstverleners;
- onderaannemers die meewerken aan een opdracht, enkel voor zover nodig;
- advocaten, gerechtsdeurwaarders of incassobureaus bij invordering of geschillen;
- overheidsinstanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.
Met dienstverleners die gegevens voor ons verwerken, sluiten wij de nodige verwerkersafspraken.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte #
Wij streven ernaar je gegevens binnen de EER te verwerken. Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. In dat geval gebeurt de doorgifte enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Hoe beveiligen wij je gegevens? #
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, waaronder versleuteling van toestellen, multifactorauthenticatie, beperkte toegangsrechten en regelmatige updates en back-ups.
Mocht er toch een datalek optreden dat een risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, dan melden wij dit aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen wij je, waar de wet dat vereist, zonder onnodige vertraging op de hoogte.
9. Cookies #
Onze website gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Deze zijn nodig voor de technische werking en beveiliging van de website en vereisen daarom geen toestemming. Wij gebruiken geen analytische, marketing- of trackingcookies en delen geen gegevens met advertentienetwerken of sociale media via cookies.
10. Jouw rechten #
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Recht op inzage: weten welke gegevens wij over je verwerken en een kopie ervan krijgen.
- Recht op verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
- Recht op wissing: je gegevens laten verwijderen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
- Recht op beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld tijdens een betwisting.
- Recht op overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten doorsturen.
- Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Je kunt deze rechten kosteloos uitoefenen door te mailen naar [email protected]. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen. Wij antwoorden binnen een maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd, en dan laten wij je dat weten.
Wij gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
11. Klacht indienen #
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, [email protected]
12. Wijzigingen #
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of nieuwe diensten. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij onze klanten op de hoogte.
Privacy Statement AKBEL IT BV (English version) #
This is an English translation of the Dutch-language privacy statement above. In the event of any discrepancy, the Dutch-language version prevails.
Version 1.0 of 6 October 2026
1. Who are we? #
AKBEL IT BV is the controller for the processing of the personal data described in this privacy statement.
- Registered office: Smalle Heerweg 40, 9080 Lochristi, Belgium
- Company number: 1009.190.275
- E-mail for privacy questions: [email protected]
- Telephone: +32 9 313 30 18
AKBEL IT BV is not required to appoint a data protection officer. For any privacy-related questions, you can contact us at the e-mail address above.
2. To whom does this statement apply? #
This statement applies to the personal data of:
- (contact persons at) clients and prospects;
- (contact persons at) suppliers, subcontractors and partners;
- visitors to our website akbelit.com;
- persons who contact us by e-mail, telephone or the contact form.
This statement does not apply to personal data that we process on behalf of our clients, for example when we have access to their IT systems. In that case, the client is the controller, we act as processor and the arrangements in the data processing agreement with that client apply.
3. What data do we process and how do we obtain it? #
- Identification and contact details: name, job title, company name, e-mail address, telephone number, address.
- Billing and payment details: VAT number, billing address, bank account number, payment history.
- Data relating to our collaboration: quotations, agreements, correspondence, project documentation.
- Data you provide yourself: the content of your messages or questions.
- Technical data when visiting the website: IP address, browser type and time of visit, as automatically recorded in the server logs of our hosting provider.
We do not process sensitive data (such as health data) or data of children.
We obtain this data:
- directly from you, when you contact us by e-mail, telephone or the contact form, or when we work together;
- through the organisation you work for, for example when a client provides us with your details as the contact person for an assignment;
- from public sources, such as the Crossroads Bank for Enterprises, your organisation’s website or professional networks such as LinkedIn;
- automatically, through the server logs when you visit our website.
4. Why and on what legal basis? #
| Purpose | Legal basis (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Preparing quotations and concluding and performing agreements | Performance of a contract or pre-contractual measures |
| Invoicing, accounting and tax obligations | Legal obligation |
| Client management and communication about ongoing assignments | Performance of the contract and legitimate interest |
| Answering questions via e-mail or the contact form | Legitimate interest (being able to answer your question) |
| Recovering unpaid invoices and defending our rights | Legitimate interest |
| Management of suppliers and subcontractors | Performance of the contract |
| Security and proper functioning of the website | Legitimate interest |
5. How long do we keep your data? #
- Invoices and accounting records: 10 years from 1 January of the year following the year of issue, as required by Belgian tax and accounting legislation.
- Agreements, quotations and project documentation: up to 10 years after the end of the collaboration, for evidential purposes in the event of disputes.
- Data of prospects without a collaboration: up to 2 years after the last contact.
- Messages via e-mail or the contact form: as long as necessary to handle your question, and up to 1 year thereafter, unless a collaboration results from it.
After these periods, your data is deleted or anonymised.
6. With whom do we share your data? #
We never sell your data. We only share it with third parties to the extent necessary for the purposes mentioned above:
- our bookkeeper or accountant;
- IT service providers, such as hosting, e-mail and cloud storage;
- our invoicing and accounting software;
- banks and payment service providers;
- subcontractors involved in an assignment, only to the extent necessary;
- lawyers, bailiffs or debt collection agencies in the event of recovery or disputes;
- public authorities, where required by law.
We conclude the necessary data processing agreements with service providers that process data on our behalf.
7. Transfers outside the European Economic Area #
We aim to process your data within the EEA. Some suppliers may process data outside the EEA, for example in the United States. In that case, the transfer only takes place with appropriate safeguards, such as an adequacy decision of the European Commission (for example the EU-US Data Privacy Framework) or the standard contractual clauses of the European Commission.
8. How do we secure your data? #
We take appropriate technical and organisational measures to protect your data against loss, misuse and unauthorised access, including device encryption, multi-factor authentication, restricted access rights and regular updates and back-ups.
Should a data breach nevertheless occur that poses a risk to your rights and freedoms, we will report it to the Data Protection Authority and, where required by law, inform you without undue delay.
9. Cookies #
Our website only uses strictly necessary cookies. These are required for the technical operation and security of the website and therefore do not require consent. We do not use analytical, marketing or tracking cookies and do not share data with advertising networks or social media via cookies.
10. Your rights #
You have the following rights with regard to your personal data:
- Right of access: to know what data we process about you and to obtain a copy of it.
- Right to rectification: to have incorrect or incomplete data corrected.
- Right to erasure: to have your data deleted, unless we are legally required to retain it.
- Right to restriction: to have the processing temporarily suspended, for example during a dispute.
- Right to data portability: to receive your data in a commonly used format or have it transmitted.
- Right to object: to object to processing based on legitimate interest.
You can exercise these rights free of charge by e-mailing [email protected]. We may ask you to verify your identity. We will respond within one month; for complex requests this period may be extended by two months, in which case we will let you know.
We do not use your data for automated decision-making or profiling.
11. Lodging a complaint #
If you are not satisfied with how we handle your data, please contact us first. You also always have the right to lodge a complaint with the Data Protection Authority:
Data Protection Authority (Gegevensbeschermingsautoriteit), Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium, www.dataprotectionauthority.be, [email protected]
12. Changes #
We may amend this privacy statement, for example in the event of new legislation or new services. The most recent version is always available on our website. We will inform our clients of significant changes.